Pensi che i tuoi documenti siano veramente al sicuro?

Pensi che i tuoi documenti siano veramente al sicuro?

L’organizzazione dei documenti rappresenta uno dei punti cruciali per il corretto svolgimento delle attività aziendali.

Un archivio ben organizzato consente di risparmiare tempo, spazio e di avere a portata di mano tutti i documenti necessari in caso di controlli da parte delle pubbliche amministrazioni e, ultimo ma non per importanza, consente di creare un’ambiente di lavoro ordinato e confortevole per il personale.

Ci sono diverse metodologie di archiviazione e dipendono dalla tipologia di documenti, la cosa fondamentale è avere ben chiaro i criteri di stoccaggio e di mantenerli nel tempo.

Tempi di archiviazione dei documenti

Come abbiamo detto ogni documento ha una sua tempistica di archiviazione, necessaria per rispettare le norme di legge.

Alcuni documenti infatti sono soggetti ad un tempo minimo di conservazione, di norma da un anno ad un massimo di venti.

Ad esempio per i documenti relativi ai privati: 

  • 2 anni per gli scontrini (importante conservarli per poter esercitare il diritto alla garanzia)
  • 3 anni per il bollo auto, cambiali e parcelle professionali
  • 5 anni per la certificazione unica dei redditi, ricevute delle tasse, pagamenti rateali, assicurazioni e spese mediche
  • 10 anni per le spese di ristrutturazione, canone tv
  • 20 per i documenti commerciali relativi agli immobili

Per quanto riguarda le aziende partiamo da:

  • 3 anni per le parcelle professionali
  • 5 anni per le ricevute dei pagamenti delle tasse
  • 10 anni per le scritture contabili

Come organizzare gli archivi

Il primo passo per una corretta archiviazione dei documenti è quello di creare tre archivi diversi:

  • Archivio corrente, dove vengono stoccati tutti i documenti per la gestione corrente dell’azienda
  • Archivio di deposito, dove vengono archiviati tutti i documenti in relazione agli obblighi di legge
  • Archivio storico, un luogo dove vengono conservati tutti i documenti che hanno un valore storico-culturale per l’azienda.

Una volta effettuata questa divisione si può iniziare l’archiviazione vera e propria che può essere effettuata in ordine numerico o in ordine alfabetico.

Dopo aver deciso il criterio con cui archiviare i documenti può essere utile raggrupparli in categorie e sottocategorie, eliminare il materiale superfluo e ordinare il tutto in base all’anno.

I criteri come abbiamo visto sono molteplici ma è fondamentale mantenere nel tempo il criterio logico e assicurarsi che chiunque abbia accesso agli archivi lo rispetti, in modo da non commettere errori.

Archivio: trovare il luogo giusto

I documenti cartacei hanno per definizione bisogno di attenzioni particolari per far si che non si deteriorino nel tempo, bastano le giuste accortezze per non incorrere in errori o problemi che potrebbero rivelarsi molto spiacevoli.

Per prima cosa bisogna scegliere luoghi privi di umidità, l’acqua, sia in formato liquido che in formato gassoso, infatti è molto deleteria per la carta, non solo rovinandola direttamente, ma anche perché un ambiente umido è l’ideale per la proliferazione di muffe e batteri che possono deteriorare irrimediabilmente la carta.

Altro fattore da non trascurare è la luce, un’eccessiva esposizione a quest’ultima ha un effetto degradante sulla carta ma soprattutto sull’inchiostro, quante volte abbiamo trovato vecchi scontrini sui quali non si poteva più leggere nulla?

Quello è il risultato di un’eccessiva esposizione alla luce.

Soluzioni alternative per l’archiviazione

Insomma come abbiamo visto creare un archivio è un’attività che richiede tempo e disponibilità di un luogo adatto, e se non avessimo a disposizione nessuno dei due?

In questo caso scende in campo SGA s.r.l, esperti in archiviazione documentale e punto di riferimento per la conservazione e la documentazione degli archivi in Lombardia.

Grazie ad una pluridecennale esperienza SGA s.r.l è in grado di prendere in custodia la vostra documentazione cartacea, che verrà stoccata in una struttura di 8000 metri quadri e sarà protetta da sistemi antincendio e antintrusione all’avanguardia, sistemi che le hanno garantito la certificazione  ISO 9001:2008.

Grazie ad un sistema gestionale sarete in grado in grado di monitorare i movimenti di ogni singola pratica, dalla presa in carico alla sua eventuale distruzione.

Tramite i servizi di consegna rapida, i documenti vi saranno consegnati a domicilio entro 8 ore lavorative, entro 4 ore vi saranno consegnati via mail o resi disponibile sull’area clienti personale.

I servizi offerti dallo staff di SGA non si limitano all’archiviazione, ma con una media di 10.000.000 di pagine digitalizzate all’anno, grazie alla tecnologia OCR (Optical Character Recognition) sono in grado di scansionare i documenti, rendendoli digitali e quindi consultabili comodamente tramite pc o smartphone.

Lo staff di SGA è sempre pronto a fornire la massima assistenza alla propria clientela, garantendo velocità, professionalità e massimo rispetto della privacy.

Sul loro sito potrete trovare tutte le informazioni e i contatti e potrete decidere di dare una svolta ai vostri archivi.

Basta luoghi polverosi e pieni di faldoni, grazie a SGA oggi l’archiviazione è più semplice.

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